தமிழக போக்குவரத்து கமிஷனருக்கு டி.ஜி.பி. எழுதிய கடிதத்தில் கூறப்பட்டு இருப்பதாவது:-
தமிழக போலீசில் தற்போது மின்ஆளுமை நிர்வாகத்தில் பல்வேறு சேவைகள் ஆன்- லைன் மூலம் வழங்கப்படுகிறது. ஆன்-லைன் மூலம் வரும் புகார்களை பதிவு செய்தல், புகார், எப்.ஐ.ஆர்., சி.எஸ்.ஆர். நிலையை கண்டறிதல், குற்றத்தில் ஈடுபட்ட வாகனம் பற்றி அறிதல், இறந்தவர்களின் உடல் மற்றும் காணாமல் போனவர்களை பற்றிய எப்.ஐ.ஆரை அறிதல் ஆகியவற்றை www.eservices.tnpolice.gov.in என்ற இணையதளத்தில் மூலம் அறிந்து கொள்ள வழிவகை செய்யப்பட்டுள்ளது.
பாஸ்போர்ட், வாகன பதவி சான்றிதழ், ஓட்டுனர் உரிமம், பள்ளி, கல்லூரி சான்றிதழ்கள், அடையாள அட்டை ஆகியவை தொலைந்துவிட்டால் அதுபற்றிய புகார் பதிவு செய்ய எளிமையான வழிவகுக்கப்பட்டுள்ளது.
அதன்படி, எல்.டி.ஆர். என்று அழைக்கப்படும் தொலைந்த ஆவணங்கள் அறிக்கை அளிக்கும் திட்டம் கடந்த ஆகஸ்டு 30-ந் தேதி தொடங்கப்பட்டுள்ளது.
மேற்கண்ட ஆவணங்கள் ஏதாவது தொலைந்து போனால் ஆன்-லைன் மூலம் புகாரை பதிவு செய்யவேண்டும். அவருக்கு உடனடியாக எல்.டி.ஆர். வழங்கப்படும். அந்த எல்.டி.ஆரை சம்பந்தப்பட்ட துறையிடம் வழங்கி டூப்ளிகேட் ஆவணங்களை பெற்றுக்கொள்ளலாம்.
ஒவ்வொரு எல்.டி.ஆருக்கும் ஒரு தனி எண் தரப்படும். தொலைந்துபோன ஆவணங்களை பற்றிய உண்மைத்தன்மையை ஆன்-லைன் மூலம் சம்பந்தப்பட்ட துறையால், அதாவது டூப்ளிகேட் சான்றிதழ் வழங்கும் துறையால் சரிபார்க்கப்படும். ஆன்- லைனில் புகார் பதிவு செய்வதற்கு அரசு வழங்கியுள்ள அடையாள அட்டையை பதிவு செய்வது அவசியம்.
அந்த அடையாள அட்டை, எல்.டி.ஆரில் பதிவேற்றம் செய்யப்படும். டூப்ளிகேட் ஆவணம் அல்லது சான்றளிக்கப்பட்ட ஆவணத்தை வழங்கும் அதிகாரி, எல்.டி.ஆரில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ள அடையாள அட்டையை சரிபார்த்து அதை வழங்குவார். தமிழகத்தில் தொலைந்துபோன ஆவணமாக இருந்தால்தான் இந்த வசதியைப் பெறமுடியும்.
எனவே, இதன் அடிப்படையில் நடவடிக்கை எடுக்கும்படி சம்பந்தப்பட்ட போக்குவரத்து அதிகாரிகளுக்கு நீங்கள் தேவையான அறிவுரைகளை வழங்க வேண்டும்.
இவ்வாறு அதில் கூறப்பட்டுள்ளது.
அதைத் தொடர்ந்து அனைத்து மண்டல போக்குவரத்து அதிகாரிகளுக்கும், போக்குவரத்து கமிஷனர் அனுப்பிய சுற்றறிக்கையில் கூறப்பட்டு இருப்பதாவது:-
தமிழக டி.ஜி.பி. அனுப்பிய கடிதம், அனைத்து அதிகாரிகளுக்கும் அனுப்பப்பட்டுள்ளது. அதை அனைத்து ஆர்.டி.ஓ.வும் பின்பற்ற வேண்டும் என்று அறிவுறுத்தப்படுகிறது. தேவைப்படுவோருக்கு நகல் (டூப்ளிக்கேட்) ஓட்டுனர் உரிமம் அல்லது நகல் பதிவுச் சான்றிதழை வழங்கவேண்டும்.
நகல் ஓட்டுனர் உரிமம் அல்லது நகல் பதிவுச் சான்றிதழ் வாங்குவதற்காக போலீசிடம் இருந்து சான்று பெற்று வரவேண்டும் என்று யாரையும் வற்புறுத்தக்கூடாது.
இவ்வாறு அதில் கூறப்பட்டுள்ளது.
காணாமல் போன பொருட்களை கண்டறிய முன்பிருந்த முறைப்படி நீண்ட காலஅவகாசம் தேவைப்பட்டது. காணாமல் போன பொருட்கள், சான்றிதழ் பற்றிய விவரங்களை புகாராக எழுதி காவல் நிலையத்தில் கொடுக்க வேண்டும். அது உண்மையான நிகழ்வுதானா என்பதை போலீசார் விசாரித்து அறிவார். பின்னர் அதுபற்றிய அறிக்கையை அளித்த பிறகு எப்.ஐ.ஆர். பதிவு செய்யப்படும். காணாமல் போன சில ஆவணங்கள் தொடர்பாக பத்திரிகையில் விளம்பரம் கொடுக்கவேண்டும். அதன்பிறகே காணாமல் போன சான்றிதழ்களுக்கான நகலை வாங்க முடியும்.